HERRAMIENTAS ÚTILES PARA ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN DE UNA EMPRESA

4 HERRAMIENTAS ÚTILES PARA GESTIONAR LA DOCUMENTACIÓN DE UNA EMPRESA

La gestión efectiva de un negocio requiere de un adecuado control de la documentación, ya que esta contiene información crucial para el funcionamiento de la empresa. Es imprescindible preservar todos los documentos importantes y evitar su eliminación o pérdida involuntaria, ya que pueden ser necesarios en situaciones críticas.

Además, en la rutina diaria de una empresa, se deben llevar a cabo múltiples trámites pequeños que, aunque son simples, pueden volverse tediosos y difíciles de completar cuando hay demasiados o las personas involucradas no están cerca. Es por eso que en este artículo hemos recopilado algunas herramientas que simplificarán este proceso y aumentarán el orden y la eficiencia en tu empresa.

FIRMAR DOCUMENTOS

A diario, las compañías generan diversos tipos de documentos que requieren la firma de individuos específicos. Sin embargo, debido a sus ocupaciones cotidianas, dichas personas pueden no estar disponibles para acudir físicamente y firmar los documentos en cuestión. Es por ello que resulta esencial disponer de una herramienta de firma digital, ya que esta posibilita que los individuos requeridos para firmar los documentos puedan hacerlo desde cualquier lugar donde se encuentren, simplemente utilizando su teléfono móvil o computadora.

Para esta tarea te recomendamos: Firmar PF

ORGANIZAR DOCUMENTOS

La gestión de documentos puede ser una labor estresante y exigente en cualquier empresa, ya que es vital tenerlos disponibles en todo momento, independientemente del momento, día o circunstancia, dado que su urgencia no discrimina en estos aspectos. No obstante, los avances tecnológicos actuales nos brindan la ventaja de contar con software de última generación que facilita en gran medida esta tarea.

Para esta tarea te recomendamos: DocuWare y MicrosoftSharepoint Online

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En ocasiones, se generan registros de carácter privado en las organizaciones, los cuales no deben ser divulgados ni caer en manos inapropiadas. Por consiguiente, resulta vital disponer de un instrumento confiable para la eliminación de documentos confidenciales.

Para esta tarea te recomendamos: WipeFile

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

En la actualidad, la mayoría de la documentación utilizada en las empresas es de naturaleza digital debido a su facilidad y rapidez en el manejo. En particular, el formato PDF es ampliamente aceptado en casi todas las áreas, lo que lo convierte en el formato preferido. Por lo tanto, es importante tener a mano una herramienta eficaz que permita la digitalización de documentos en formato PDF.

Para esta tarea te recomendamos:

Para computadora: PDFelement.

Para teléfono: Simple Scanner

Si comienzas a emplear estas herramientas, podrás experimentar mejorías en cuanto a la eficacia y rapidez en la gestión de tus documentos, logrando así optimizar tus tiempos de trabajo.

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