La gestión efectiva de un negocio requiere de un
adecuado control de la documentación, ya que esta contiene información crucial
para el funcionamiento de la empresa. Es imprescindible preservar todos los
documentos importantes y evitar su eliminación o pérdida involuntaria, ya que
pueden ser necesarios en situaciones críticas.
Además, en la rutina diaria de una empresa, se deben llevar a cabo múltiples trámites pequeños que, aunque son simples, pueden volverse tediosos y difíciles de completar cuando hay demasiados o las personas involucradas no están cerca. Es por eso que en este artículo hemos recopilado algunas herramientas que simplificarán este proceso y aumentarán el orden y la eficiencia en tu empresa.
FIRMAR DOCUMENTOS
A diario, las compañías generan diversos tipos de
documentos que requieren la firma de individuos específicos. Sin embargo,
debido a sus ocupaciones cotidianas, dichas personas pueden no estar
disponibles para acudir físicamente y firmar los documentos en cuestión. Es por
ello que resulta esencial disponer de una herramienta de firma digital, ya que
esta posibilita que los individuos requeridos para firmar los documentos puedan
hacerlo desde cualquier lugar donde se encuentren, simplemente utilizando su
teléfono móvil o computadora.
Para esta tarea te recomendamos: Firmar PF
ORGANIZAR DOCUMENTOS
La gestión de documentos puede ser una labor
estresante y exigente en cualquier empresa, ya que es vital tenerlos
disponibles en todo momento, independientemente del momento, día o
circunstancia, dado que su urgencia no discrimina en estos aspectos. No
obstante, los avances tecnológicos actuales nos brindan la ventaja de contar
con software de última generación que facilita en gran medida esta tarea.
Para esta tarea te recomendamos: DocuWare y MicrosoftSharepoint Online
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
En ocasiones, se generan registros de carácter privado en las organizaciones, los cuales no deben ser divulgados ni caer en manos inapropiadas. Por consiguiente, resulta vital disponer de un instrumento confiable para la eliminación de documentos confidenciales.
Para esta tarea te recomendamos: WipeFile
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En la actualidad, la mayoría de la documentación
utilizada en las empresas es de naturaleza digital debido a su facilidad y
rapidez en el manejo. En particular, el formato PDF es ampliamente aceptado en
casi todas las áreas, lo que lo convierte en el formato preferido. Por lo
tanto, es importante tener a mano una herramienta eficaz que permita la
digitalización de documentos en formato PDF.
Para esta tarea te recomendamos:
Para computadora: PDFelement.
Para teléfono: Simple Scanner
Si comienzas a emplear estas herramientas, podrás
experimentar mejorías en cuanto a la eficacia y rapidez en la gestión de tus
documentos, logrando así optimizar tus tiempos de trabajo.
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