HERRAMIENTAS ÚTILES PARA ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN DE UNA EMPRESA

Para poder gestionar un negocio de la manera más eficiente posible se necesita contar con un buen control de la documentación, porque estos contienen información fundamental para la empresa. Todos los documentos que se consideren importantes dentro de una empresa no pueden ser eliminados o perdidos por error, pues es necesario recurrir a ellos en momentos decisivos.

Además, en el día a día dentro de una empresa se necesitan realizar varios pequeños tramites, que si bien son sencillos de hacer, cuando son demasiados, o las personas involucradas en el tramite no se encuentran cerca, estos pequeños tramites se vuelven tediosos y complicados de finalizar. Por ello, en este artículo hemos recopilado algunas herramientas que facilitarán este proceso, aumentando así el orden y la productividad dentro de tu empresa. 

FIRMAR DOCUMENTOS

Todos los días las empresas crean documentos, que necesitan ser firmados por personas especificas, sin embargo por las actividades del día, estas personas no se encuentran disponibles para ir personalmente a firmar dichos documentos, por ello, es fundamental, contar con una herramienta de firma digital, pues esta permitirá que las personas que se necesiten para firmar los documentos, puedan hacerlo en donde quiera que estén, con solo utilizar su teléfono o computadora. 

Para esta tarea te recomendamos: Firmar PF

ORGANIZAR DOCUMENTOS

Una de las tareas mas ajetreadas y estresantes dentro de una empresa es el organizar documentos, pues estos deben estar al alcance cuando se necesiten, sin importar la hora, fecha o tiempo, pues la urgencia no respeta estos factores. Sin embargo gracias a la tecnología hoy en día contamos con softwares tan avanzados que hacen de esta tarea una actividad muy fácil de realizar. 

Para esta tarea te recomendamos: DocuWare y MicrosoftSharepoint Online

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

En algunos momentos dentro de las empresas se crean documentos confidenciales, que no pueden ser publicados o encontrados por las personas equivocadas, por ello es necesario contar con una herramienta de destrucción de documentos que sea confiable. 

Para esta tarea te recomendamos: WipeFile

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La mayoría de la documentación empresarial actual, se maneja digitalmente, pues es más practica y rápida de gestionar, sin duda alguna, el PDF, es el formato por excelencia, pues este es aceptado en casi cualquier lugar, por ello debes contar con una herramienta que te ayude a digitalizar tus documentos en formato PDF. 

Para esta tarea te recomendamos:

Para computadora: PDFelement.

Para teléfono: Simple Scanner

Si empiezas a utilizar estas herramientas notaras mejoras en tus tiempos de trabajo y empezaras a realizar una gestión de documentos más rápida y eficaz.

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